NUMMER 2 / ARTIKEL 4 / 2020

Transporttender en contract Derby Cycle Werke Transport

Het huidige contract van Derby Cycle Werke GmbH met haar vervoerder loopt eind 2020 af. Derby Cycle wil een aantal verbeteringen doorvoeren en heeft een aantal aanvullende wensen. Daarnaast wil Derby Cycle kritisch naar de tarieven blijven kijken. Dat betekende dat er nieuwe contractonderhandelingen zijn gestart. Henk Heijnen en Erik van Capelle hebben de gehele tender begeleid. In juni is het contract gegund aan Hellmann Worldwide Logistics en zijn zij vanaf 1 januari 2021 verantwoordelijk voor al het nationale en internationale transport van fietsen van Derby Cycle.

Hoe is jullie samenwerking tot stand gekomen?

Henk: “Erik en ik kenden elkaar nog niet. Dan is het wel bijzonder dat je in deze coronatijden zo’n omvangrijk project via Google Meet invulling geeft. We hadden natuurlijk veel telefonisch contact en hebben al snel een sterk team om ons heen verzameld.”

Erik: “Ik ben op 6 maart begonnen en op 11 maart nog een keer op locatie geweest. Daarna ging alles via Google Meet. De samenwerking met Henk voelde erg natuurlijk. We spraken elkaar wekelijks en hadden een strakke planning, waarbij iedereen in het team zijn verantwoordelijkheid nam. De communicatie verliep goed en er was vertrouwen in ieders expertise.”

Hoe zag dat team er verder uit?

Henk: “Het team was complementair aan elkaar. We werkten met inhoudelijke specialisten op het gebied van transport & logistiek, operatie, finance en IT. Daarbij kozen we bewust voor single expertise, want dat leidt tot een hoge beslissnelheid. En het was een voordeel dat we in 2018 bij Derby Cycle een soortgelijke tender hebben gehad. Die tenderdocumentatie vormde een prima basis voor deze tender. We hadden iedere donderdag projectmeetings via Google Meet. Dat was, ondanks de taalbarrières, erg efficiënt. In totaal zijn we drie maanden sneller dan twee jaar geleden.”

Hoe hebben jullie de tender ingestoken?

Henk: “We zijn begonnen met een analyse van 2019, hebben gekeken naar de tariefstelling van 2020 en hebben een prognose gemaakt voor 2021. Ook hebben we gekeken naar de aanbieders; het aantal aanbieders dat de vier stromen allemaal aankan is beperkt. Van een long-list zijn we naar een shortlist van zeven carriers gegaan. Onze voorkeur had een single source oplossing, maar we hebben de modules wel los aangeboden.“

Erik: “Data is key in deze processen. Dankzij onze goede voorbereidingen hadden wij de beschikking over de juiste data en kennis. Die overtuiging helpt richting de vervoerders, dat voelen ze. Daarnaast kon Henk vanuit zijn logistieke achtergrond de dialoog voeren, en kon ik de onderhandelingen op scherp zetten vanuit mijn Procurement rol.“

Wat waren de uitdagingen in het project?

Erik: “Het gaat om de nationale en internationale distributie van ruim 325.000 fietsen. Ook is het gewicht een uitdaging. Veel e-bikes wegen meer dan 30 kilo, wat betekent dat je die eigenlijk met twee personen moet handelen. En de fietsen zijn erg kostbaar, dus we wilden track & trace op item-niveau. Dat was tot op heden voor internationale zendingen alleen op zending-niveau geregeld. Die eisen hebben we in de RFP opgenomen.”

Op basis waarvan hebben jullie de keuze gemaakt?

Henk: “We werkten met een scorecard. Het eerste punt was de algemene impressie van het voorstel en organisatie. Verder hebben we gekeken naar de logistieke service en oplossingen en uiteraard naar de prijs.”

Erik: “Uitgangspunt was de beste combinatie van prijs, kwaliteit en flexibiliteit. Derby heeft enorme pieken in aantallen, daar moet een carrier mee om kunnen gaan. We hielden ook rekening met de switch/startup kosten en issues, want de risico’s willen we natuurlijk zo laag mogelijk houden.”

Uiteindelijk kozen jullie voor Hellmann Worldwide Logistics

Henk: “Erik en ik hebben alle voorstellen bekeken en hadden een duidelijke voorkeur. Zonder die te communiceren hebben we alle opties aan het Derby Cycle team voorgelegd. Ook die kozen unaniem voor Hellmann Worldwide Logistics.”

Erik: “We wilden absoluut niet meer gaan betalen, al zag het daar vooraf wel naar uit. In de tweede ronde kwam één van de aanbieders met een hele scherpe prijs. Aan dat voorstel zaten nog wel wat haken en ogen, maar die prijsstelling gaf wel richting aan de rest van de onderhandelingen. In de laatste ronde heeft dat een hele mooie single-source aanbieding opgeleverd, met een besparing van 4,2% ten opzichte van het huidige contract.”

Hoe ziet het proces er verder uit?

Erik: “Het project is op 19 juni gegund aan Hellmann Worldwide Logistics. We hebben een Pon Bike contract opgesteld met daarin leidend de Pon voorwaarden. Dat geeft ons contractuele zekerheid. Op 1 januari 2021 gaat het contract in en het loopt tot medio 2022. Dan wordt het nieuwe warehouse van Derby Cycle naast de fabriek opgeleverd, waardoor het logistieke proces verandert. Dus ik verwacht dat Henk en ik volgend jaar weer om de tafel kunnen, om aan het volgende Derby Cycle contract invulling te geven!”

Voor meer informatie over dit project kan je contact opnemen met Henk Heijnen, henk.heijnen@pon.com.