NUMMER 2 / ARTIKEL 6 / 2020

Data process agreements in contracten

Sinds de invoering van de AVG op 25 mei 2018 controleert de Autoriteit Persoonsgegevens regelmatig of organisaties vereisten uit de privacywetgeving naleven. Binnen Pon zijn er de laatste jaren flinke stappen gemaakt op het gebied van vermelden van allerlei data naar onze vervoerders. Hierdoor zijn zendingen beter te volgen, vinden afleveringen nauwkeuriger plaats en zijn bijvoorbeeld cumulatieve hoeveelheden gevaarlijke stoffen direct inzichtelijk. Aangezien wij binnen Pon bijna al ons transport uitbesteden, worden aanzienlijke hoeveelheden data gedeeld. Voldoende aanleiding om dit periodiek weer eens tegen het licht te houden.

Verwerkersovereenkomst

De meest bekende afspraak is de verwerkersovereenkomst. Hierin leggen beide partijen vast wat de verwerker al dan niet met de gegevens mag doen. Op grond van de AVG is deze overeenkomst ook verplicht wanneer specifieke persoonsgegevens gedeeld worden. Om te bepalen of de verwerkersovereenkomst verplicht is, is het belangrijk om te weten of een partij een verwerker of een verwerking verantwoordelijke is. Dit hangt in veel gevallen af van het doel en de middelen van de verwerking. Verwerkt de andere partij de door Pon verstrekte gegevens voor eigen, zelf bepaalde doeleinden? Dan is deze partij een verwerking verantwoordelijke. Bepaalt Pon voor welk doel de verwerking plaatsvindt? Dan is Pon de verwerking verantwoordelijke.

Process agreements

Om de juiste data process agreements bij de contracten te voegen, worden alle contracten nu in drie stappen langsgelopen. Bij nieuwe overeenkomsten wordt direct het juiste format van de raamovereenkomst, inclusief dataverwerking, gebruikt. In het geval van aflopende contracten wordt er bij verlenging een dataverwerking clausule middels een addendum toegevoegd aan het contract. Bij contracten voor onbepaalde tijd zal het proces tegen het licht gehouden worden. De bij te voegen dataverwerking clausule wordt dan tijdens de eerstvolgende QBR of jaarlijkse review besproken.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen hebben, neem dan contact op met Dennis Higler, via dennis.higler@pon.com, of met Pon Legal.