In 5 stappen naar een optimaal logistiek proces
Het optimaal inrichten van logistieke processen heeft veel voordelen. Snellere en efficiëntere orderafhandeling, een lagere foutkans en tevredener klanten bijvoorbeeld. Maar wat zijn logistieke processen precies? Wikipedia zegt: ‘Logistiek is het plannen, besturen en uitvoeren van de goederenstroom en de wetenschap hierover.’ Dit omvat het hele proces vanaf de ontwikkeling en inkoop van een product, via productie en distributie, tot aan de eindafnemer.
In de praktijk hebben de verschillende onderdelen zoals planning, productie, order picken en transport hun eigen logistiek proces. Logistieke processen kan je inrichten volgens verschillende modellen zoals supply chain management (scm), enterprise resource planning (erp) of activity based costing (abc). De keuze voor een model geeft een goede basis, maar mag aangepast worden op jouw specifieke processen. Om tot dat optimale logistieke proces te komen, doorloop je vijf stappen:
1. Beschrijven logistiek proces
Een logistiek proces in kaart brengen, start met het logistieke proces beschrijven. Het logistieke proces voor een webshop is heel anders dan dat van een fysieke winkel of een groothandel. Net zoals het logistieke proces voor e-commerce anders is dan voor verse levensmiddelen of handgemaakte meubelen.
Bedenk eens goed welke processen er in jouw organisatie zijn. Het kan hier gaan om de planning, het productieproces of bijvoorbeeld de order picking in het magazijn. Beschrijf welke stappen er gezet worden in het proces en wat de doorlooptijden per stap zijn (bijvoorbeeld: order aannemen, order invoeren in het systeem, controle order, order vrijgeven, order klaarmaken, order verzenden, et cetera). Beschrijf ook per stap wie wat doet.
2. Logistieke doelstellingen bepalen
Nu je inzicht hebt in jouw logistieke processen, ga je de logistieke doelstellingen bepalen. Wat wil je bereiken met de optimalisatie? Wil je kosten besparen? Wil je het proces met minder mensen kunnen doen? Wil je het voorraadniveau verlagen? Moet de orderafhandeling sneller of moet het aantal klachten naar beneden? Bepaal die KPI’s, zodat je de optimalisatie kunt bewaken en waar nodig kunt sturen.
3. Analyseren logistiek proces
Zo, je hebt het logistieke proces beschreven en de doelstellingen zijn helder. Nu is het zaak om de processen te analyseren. Je kijkt hierbij naar zowel de planningsprocessen als de uitvoerende en ondersteunende processen.
Welke stappen zitten er in het proces, hoeveel tijd vragen die stappen, hoeveel medewerkers zijn er betrokken bij iedere stap? Waar zitten de knelpunten? Zijn er stappen die samengevoegd kunnen worden of die onlogisch zijn? Kunnen stappen sneller of efficiënter ingericht worden met minder menselijke handelingen? Wat kan je automatiseren om zowel menselijke inzet als fouten te verminderen? Gebruik de rapportages om verbeterpunten vast te stellen die bijdragen aan jouw logistieke doelstellingen.
4. Logistiek proces verbeteren
Nu komt het eropaan; je gaat de logistieke processen daadwerkelijk verbeteren. Uitgangspunt hierbij zijn natuurlijk jouw doelstellingen en de verbeterpunten uit jouw analyse. Het belangrijkste bij een optimaal logistiek proces is logica. Dus stippel logische looproutes uit in het magazijn (dat kan zelfs automatisch met speciale software), leg vaak bestelde producten vooraan en leg producten die vaak samen besteld worden ook in de stellingen naast elkaar.
Ook automatisering kan veel winst geven. Er zijn allerlei logistieke verbetermethodes die je hierbij kan gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Lean, Kazien of PDCA (Plan Do Check Act). Nadat je de processen opnieuw hebt ingericht, is het zaak om ze continu te bewaken en bij te sturen waar nodig.
5. Logistiek proces uitbesteden?
Het kan een goede keus zijn om logistieke processen uit te besteden. Zo heb je er minder zorgen aan, verleg je de operationele en financiële risico’s, heb je minder magazijnruimte en minder medewerkers nodig en kan jij je volledig concentreren op jouw eigen corebusiness. Ook wanneer jouw (e-)business harder groeit dan verwacht, kan uitbesteden een goede optie zijn.
Loop je steeds vaker tegen ruimtegebrek aan? Maak dan eens vrijblijvend een afspraak om te sparren met een logistiek partner zoals Pon Logistcs.